Saiba tudo sobre despesas de deslocação e como controlar custos e aumentar a eficiência da sua empresa

Visitas a clientes, reuniões, ações comerciais, assistência técnica ou deslocações entre instalações são atividades essenciais para inúmeros negócios. Mas também representam um dos custos operacionais mais relevantes e, muitas vezes, dos mais difíceis de controlar.

Combustível, portagens, estacionamento, manutenção, ajudas de custo, tempo administrativo, transportes públicos ou compensações pela utilização de viatura própria acumulam-se ao longo do tempo e tornam-se difíceis de prever, sobretudo quando as equipas estão constantemente em movimento.

Controlar estas despesas não significa limitar a mobilidade dos colaboradores. Significa, acima de tudo, encontrar soluções que ofereçam maior previsibilidade financeira, simplifiquem a gestão e permitam às empresas concentrar recursos na sua atividade principal.

As despesas de deslocação correspondem aos custos suportados por uma empresa quando um colaborador se desloca em serviço ou no exercício das suas funções.

Dependendo da natureza da deslocação, estes encargos podem assumir diferentes formas. Entre os encargos mais comuns podem encontrar-se as ajudas de custo diárias, atribuídas para compensar despesas de alimentação e estadia durante deslocações em serviço, tanto em território nacional como no estrangeiro.

Existem ainda os reembolsos de despesas diretamente relacionadas com a viagem, como combustível, portagens, estacionamento, bilhetes de transportes públicos, táxis ou outras despesas desde que devidamente justificadas.

Quando o colaborador utiliza a sua própria viatura em contexto profissional, é também habitual existir uma compensação por quilómetro percorrido, calculada de acordo com a política interna da empresa e com os referenciais aplicáveis.

Embora cada despesa possa parecer reduzida de forma isolada, a soma de centenas de deslocações ao longo do ano pode representar um impacto muito significativo no orçamento da empresa, sobretudo quando não existe um processo uniforme de controlo e aprovação.

À primeira vista, utilizar a viatura pessoal do colaborador pode parecer uma solução simples para responder às necessidades de mobilidade da empresa. Contudo, o custo real vai muito além do combustível.

Para o colaborador, cada quilómetro percorrido implica desgaste natural da viatura, consumo de pneus, travões, embraiagem e outros componentes mecânicos, além da desvalorização acelerada do automóvel, custos de manutenção, revisões, seguro e eventuais reparações futuras.

Mesmo com reembolso por quilómetro, esse valor nem sempre cobre todos os custos reais suportados pelo proprietário da viatura.

Do ponto de vista da empresa, os desafios são igualmente relevantes. A organização perde visibilidade sobre o estado de conservação das viaturas utilizadas em serviço e não consegue garantir que todos os veículos cumprem as condições adequadas de segurança. Esta tem ainda uma capacidade muito reduzida para monitorizar quilometragem, utilização ou eficiência das deslocações.

Em caso de acidente durante uma deslocação profissional realizada em viatura própria, a gestão da situação pode também tornar-se mais complexa, tanto ao nível operacional como administrativo.

À medida que as deslocações aumentam, cresce igualmente a dificuldade em controlar custos, uniformizar procedimentos e planear o orçamento anual.

Quando as necessidades de mobilidade fazem parte da atividade da empresa, o aluguer de viaturas pode tornar-se uma ferramenta de gestão muito mais eficiente do que o uso frequente das viaturas dos colaboradores.

Com a Guerin Business, as despesas associadas à mobilidade passam a ser mais simples de prever e controlar. Em vez de múltiplas faturas dispersas por combustível, manutenção, seguros, inspeções ou reparações, a empresa beneficia de uma faturação centralizada e de custos claramente definidos. A centralização da informação facilita a análise de custos e reduz o tempo dedicado à gestão administrativa.

Consoante a solução contratada, a gestão da viatura pode incluir serviços como manutenção, revisão, seguro e assistência, reduzindo a carga administrativa da empresa.

Outra vantagem importante é a flexibilidade. Empresas com necessidades sazonais ou picos de atividade comercial podem aumentar rapidamente o número de viaturas disponíveis sem necessidade de investimento em frota própria, ajustando os recursos à realidade de cada momento.

Da mesma forma, quando a atividade abranda, a empresa evita manter veículos parados sem utilização regular.

Nem todas as empresas têm o mesmo perfil de deslocações. É precisamente por isso que a mobilidade deve adaptar-se ao negócio e não o contrário.

Para equipas que realizam deslocações pontuais, projetos temporários ou reforços sazonais, o aluguer de curta duração para empresas oferece toda a flexibilidade necessária, sem compromissos de longo prazo nem custos fixos durante os períodos de menor atividade.

Já organizações com colaboradores que viajam regularmente podem beneficiar das vantagens do aluguer de média ou longa duração, garantindo uma solução estável, previsível e adaptada às necessidades permanentes da empresa.

Um acompanhamento dedicado ajuda cada organização a definir a solução mais adequada, otimizar custos e ajustar a frota à evolução das necessidades.

Sempre que as deslocações impliquem vários colaboradores, o Condutor Adicional permite partilhar a condução em viagens mais longas, desde que os condutores sejam identificados no contrato.

Com a Guerin Business, a sua empresa pode transformar a mobilidade numa solução mais previsível, flexível e simples de gerir. Peça uma proposta e descubra a opção mais adequada às suas deslocações profissionais.